por Katie Cook, con contribuciones de April Houston y Reshma Naik

Este artículo se publicó originalmente en usaidlearninglab.org. Puede consultar el artículo original aquí.

Este es el segundo de una serie de blogs de MOMENTUM centrados en la gestión del conocimiento para los programas de salud mundial. El primer blog, "Knowledge Management Made Easy - Tips and Tools to Get All Staff on Board" puede consultarse aquí. Escriba a MOMENTUMKM@prb.org si tiene alguna pregunta sobre las herramientas y procesos que se mencionan a continuación.

Domingos Salvador se levanta cada día con una misión: vacunar a su comunidad contra enfermedades prevenibles y potencialmente mortales. Como trabajador sanitario comunitario en Herema (Mozambique), Domingos desempeña un papel fundamental como enlace entre su comunidad y el cercano Centro de Salud de Curruane.

¿Cuánto sabe sobre las campañas de vacunación en Mozambique? Para la mayoría de la gente que no vive o trabaja allí, la respuesta a esa pregunta es probablemente "no mucho". Mis colegas y yo queremos cambiar eso.

El proyecto MOMENTUM de Transformación y Equidad de la Inmunización Rutinaria está trabajando para llegar a las personas de comunidades marginadas con servicios de inmunización rutinaria y vacunación COVID-19 en 14 países de África, Asia, Europa, Eurasia, América Latina y el Caribe. Mozambique es uno de esos países, y Domingos Salvador -el agente de salud comunitario de la historia inicial- está profundamente implicado en esta importante labor.

Todas las ONG internacionales se enfrentan a un reto común: ¿cómo conocer la experiencia cotidiana de Domingos y otros como él y hacer que importe a personas que viven a miles de kilómetros de distancia? La respuesta suele ser contar historias. Hay innumerables historias de héroes de la salud como Domingos que marcan una diferencia positiva en la vida de las personas de sus comunidades. Pero encontrar estas historias puede ser más fácil de decir que de hacer.

Los que trabajamos en el ámbito de la gestión del conocimiento o la comunicación y nos encargamos de contar historias solemos estar lejos del trabajo cotidiano que se realiza sobre el terreno. Por otra parte, los que gestionan y ejecutan el trabajo están tan cerca de él que quizá no se den cuenta de que a otros les interesaría saber lo que hacen y ven cada día. Tienen sus propios objetivos y prioridades. Captar y compartir historias puede no encajar en sus a menudo largas y agotadoras jornadas de trabajo. También pueden no ser conscientes de cómo su trabajo puede encajar en la imagen o el mensaje general de un proyecto.

Aquí es donde la gestión del conocimiento (GC) puede ayudar. Definimos la gestión del conocimiento como el proceso de recopilar y conservar conocimientos y compartirlos con las personas adecuadas, en el momento oportuno y de la forma adecuada, para que puedan orientar sus acciones. Cuando el proceso está bien organizado, de la información recopilada surgen de forma natural anécdotas, experiencias reveladoras e historias interesantes. Esperamos que compartir cómo está configurado nuestro sistema le dé ideas sobre cómo construir o mejorar sus propios procesos de captura y narración de historias.

Nuestro flujo de trabajo: Encontrar la historia

Mediante reuniones periódicas del equipo, sesiones de reflexión y otros procesos de colaboración para el descubrimiento y la revisión de conocimientos, el proyecto MOMENTUM de transformación y equidad de la inmunización sistemática recopila información sobre las actividades en curso. A continuación, el personal introduce esa información en una plataforma de gestión de proyectos llamada Monday.com que nos permite seguir fácilmente los progresos, almacenar datos y compartir información en tiempo real. El sistema envía recordatorios trimestrales para proporcionar actualizaciones, mientras que los formularios personalizados facilitan al personal sobre el terreno la introducción de información relevante sobre sus actividades. Los equipos nacionales y mundiales pueden revisarla en un panel de control y colaborar para abordar los problemas y realizar ajustes en tiempo real en la ejecución del programa. Este proceso también nos permite reconocer rasgos comunes e identificar dónde puede haber historias interesantes que contar.

El seguimiento: Recoger y contar la historia

Conocimos el trabajo de Domingos en Mozambique durante el proceso de redacción de nuestro informe trimestral. Fue entonces cuando identificamos paralelismos entre su trabajo y el de otros líderes comunitarios que participaban en las actividades de inmunización de MOMENTUM en la República Democrática del Congo y la India. Una vez que nos dimos cuenta de la importante labor comunitaria que se estaba llevando a cabo en los tres países, concertamos entrevistas con los líderes comunitarios para saber qué papel desempeñaban las actividades del proyecto en sus vidas y en las de quienes les rodeaban. Al final, pudimos producir tres historias basadas en los conocimientos captados a través de nuestros sistemas y procesos, incluida esta, protagonizada por Domingos y otros dos líderes comunitarios, que se compartió en el blog Medium de USAID durante la Semana Mundial de la Inmunización.

Algunos miembros del personal todavía no utilizan este sistema; sin embargo, hay algunos de los primeros campeones que están demostrando su utilidad. Para ayudar al personal a utilizarlo, le ofrecemos orientación y le dirigimos a una formación práctica autodirigida. También estamos trabajando con nuestros equipos nacionales para integrar el uso de la plataforma en las rutinas diarias y en los flujos de trabajo más amplios de los proyectos. El personal se siente aún más motivado cuando ve que el trabajo de sus colegas se exhibe gracias a su compromiso con el sistema y cuando se da cuenta del ahorro de tiempo que supone poder recuperar fácilmente datos previamente catalogados para la elaboración de informes.

Un sólido sistema de gestión del conocimiento ayuda a todos los que participan en un proyecto global a mantenerse al tanto de las actividades en curso y de las lecciones aprendidas. Conecta al ejecutor de la comunidad rural con el responsable de seguimiento y evaluación de la capital, con el responsable de gestión del conocimiento o de comunicaciones de la sede de la organización y con el organismo donante de todo el mundo. Le ayuda a ver los problemas y las soluciones en tiempo real. Y puede ayudarle a descubrir las historias humanas que hay detrás de los datos, para que pueda ayudar a su público a entender por qué su trabajo es importante.