Este artículo se publicó originalmente en usaidlearninglab.org. Puede consultar el artículo original aquí.

Esta es la primera entrada de una serie de blogs de MOMENTUM centrados en la gestión del conocimiento para programas de salud mundial. Escríbanos a MOMENTUMKM@prb.org si desea conocer alguna de las herramientas y recursos que se mencionan a continuación.

por April Houston, con contribuciones de Maia Johnstone, Gabrielle Nguyen y Reshma Naik

¿Conoces el viejo dicho: "Hace falta un pueblo para gestionar el conocimiento"?

Vale, puede que no sea exactamente así, pero es cierto que la gestión del conocimiento -comúnmente denominada "GC"- es un gran trabajo y no es algo que una persona o un equipo puedan hacer solos. Los sistemas de gestión del conocimiento más sólidos cuentan con el apoyo de todas las personas implicadas en el proyecto o la organización, no sólo de las que tienen el título de "gestión del conocimiento".

Para gestionar eficazmente el conocimiento es necesario recopilar la información adecuada y ponerla en contacto con las personas adecuadas en el momento oportuno. Cuando esto se hace bien, mejora la probabilidad de que la información sea vista, comprendida y utilizada por los responsables de la toma de decisiones. También fomenta el aprendizaje y la creatividad.

MOMENTUM es un proyecto de 800 millones de dólares, multinacional y multipremiado, que colabora con gobiernos, organizaciones locales e internacionales privadas y de la sociedad civil y otras partes interesadas para acelerar la mejora de los servicios de salud materna, neonatal e infantil. Se centra especialmente en la gestión del conocimiento. Las personas de contacto de todo el conjunto dirigen la gestión del conocimiento para sus respectivos premios y contribuyen a la gestión del conocimiento más amplia del proyecto a través de los sistemas establecidos por MOMENTUM Knowledge Accelerator, el premio "conector". El Acelerador del Conocimiento MOMENTUM se centra en garantizar que la información se rastrea, comparte y utiliza para mejorar la programación dentro y fuera de MOMENTUM.

En este post, describiremos algunas de las herramientas y procesos que MOMENTUM ha desarrollado para facilitar el intercambio y el uso de los conocimientos que estamos generando juntos.

Plan para alcanzar los objetivos de gestión de conocimientos

El diseño innovador e integrado de MOMENTUM nos obligó a pensar de forma creativa sobre cómo debería ser la gestión del conocimiento. Poco después del lanzamiento del programa en 2020, MOMENTUM Knowledge Accelerator redactó el plan de gestión del conocimiento de MOMENTUM, en el que se establecía una amplia estrategia para que el conjunto de premios funcionara de forma cohesionada. El plan de gestión del conocimiento de MOMENTUM incluye una hoja de ruta en la que se describen las áreas de interés de la gestión del conocimiento para las distintas fases del ciclo de vida de cinco años del proyecto y una descripción del proceso de intercambio de conocimientos del proyecto dentro y fuera de MOMENTUM. El plan también establece tácticas para captar y difundir nuestros conocimientos, funciones y responsabilidades en las distintas adjudicaciones y para las distintas categorías de personal. Todos estos aspectos prácticos se centran en fomentar una cultura de intercambio abierto que permita la coordinación, el aprendizaje y la adaptación, al tiempo que se anima a todo el personal a ser responsable del intercambio de conocimientos en todo el conjunto.

Otros premios MOMENTUM utilizaron el plan para orientar su trabajo, pero adaptaron enfoques específicos para satisfacer las necesidades únicas de sus proyectos. Por ejemplo, como parte de su planificación a nivel nacional, los equipos de gestión de conocimientos de MOMENTUM Country and Global Leadership en Indonesia e India llevaron a cabo evaluaciones rápidas de las necesidades con el personal clave y las partes interesadas. Hicieron balance de las herramientas y sistemas existentes para almacenar y compartir información y de las lagunas y obstáculos existentes. Los resultados de esta evaluación han ayudado a MOMENTUM Country and Global Leadership a priorizar su tiempo en los esfuerzos de formación y herramientas de gestión de conocimientos más necesarios para su personal.

Ayude a su equipo a formular las preguntas adecuadas

Parte de la planificación de la gestión de conocimientos consiste en anticipar los conocimientos que generará el proyecto para poder captarlos y comunicarlos adecuadamente. Los miembros del equipo más implicados en la ejecución del proyecto y, por tanto, más familiarizados con lo que se está aprendiendo, pueden ayudar a orientar los esfuerzos de gestión del conocimiento respondiendo a preguntas críticas desde el principio y en etapas clave a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Entre estas preguntas se incluyen:

• ¿Qué espera aprender? ¿Por qué es importante?
• ¿Quién necesita saberlo y por qué?
• ¿Dónde se informa su público?
• ¿Qué productos/plataformas prefiere su público?

Para ayudar al personal técnico a reflexionar sobre estas cuestiones, MOMENTUM elaboró una guía de intercambio y presentación de conocimientos estratégicos que recorre el proceso de presentación e intercambio de información desde el inicio de una actividad hasta el desarrollo de productos y/o eventos relacionados con el conocimiento. La guía anima a sus usuarios a considerar cómo las lecciones que están aprendiendo llegarán a las personas que se beneficiarán de ellas.

En la misma línea, MOMENTUM Integrated Health Resilience diseñó un formulario de planificación de publicaciones que invita al personal a reflexionar sobre temas, formatos y otras consideraciones para un nuevo producto de conocimiento antes de empezar a desarrollarlo. Además de proporcionar una descripción general y su propósito, se pide a los usuarios que evalúen si necesitan diseño gráfico, corrección de textos, traducción de idiomas o apoyo profesional para la impresión.

En última instancia, la utilidad de este tipo de herramientas depende de que el personal del proyecto las utilice realmente. Formular las preguntas adecuadas es un primer paso clave, pero es al responderlas cuando el producto o proceso se hace más eficaz.

¿Dónde compartir? Mantenga una lista actualizada de plataformas y controle el alcance y el impacto.

¡Voilà! Los miembros de tu equipo han seguido el plan de gestión del conocimiento y han creado unos productos del conocimiento muy atractivos. Por supuesto, colocará estos recursos en el sitio web de su proyecto, pero ¿cómo sabrá su público destinatario que debe buscarlos allí? Elaborar y mantener una lista de repositorios de recursos externos y plataformas de difusión le ayudará a llegar a las personas con más probabilidades de estar interesadas en lo que tiene que compartir.

Como complemento a nuestra guía de empaquetado estratégico, MOMENTUM creó una plantilla de difusión de productos que ayuda a los usuarios a pensar sistemáticamente en las formas en que pueden compartir un recurso para maximizar su alcance y garantizar que el público destinatario lo conozca. También creamos un repositorio de intercambio de conocimientos : una hoja de cálculo interactiva y filtrable en Airtable que organiza y clasifica los posibles puntos de difusión por públicos mundiales o regionales y áreas de interés técnico.

También creamos perfiles de audiencias clave, con una lista de los grupos de partes interesadas a los que la mayoría de los socios de MOMENTUM pueden querer llegar (por ejemplo, otros socios ejecutores de MOMENTUM, directivos de USAID, responsables de políticas sanitarias, responsables de programas sanitarios, defensores, periodistas, etc.). Los perfiles también describen las limitaciones a las que se enfrentan estas audiencias o las preferencias que probablemente tengan, incluyendo consejos sobre el mejor momento, la frecuencia y las plataformas a utilizar para la participación. El objetivo de este documento es ayudar al personal a elegir las estrategias de desarrollo y difusión de productos más eficaces para el público al que desean llegar.

Por último, para poder informar sobre los resultados de la gestión de conocimientos en relación con el alcance, la calidad, el valor y la aceptación, hemos creado un documento que resume los indicadores básicos de la gestión de conocimientos. En él se expone el proceso de recopilación e introducción de datos y se incluyen plantillas de encuestas sobre productos y eventos que los premios pueden adaptar y utilizar fácilmente según sus necesidades.

La gestión del conocimiento implica muchas personas, procesos y piezas móviles. Pero crear un enfoque sólido de gestión del conocimiento es factible y contribuirá al éxito del proyecto.

Este blog ha sido elaborado por miembros del equipo de gestión del conocimiento del Acelerador del Conocimiento MOMENTUM. Para saber más sobre MOMENTUM, consulte nuestro último informe de progreso y otros recursos en el sitio web de MOMENTUM.