تم نشر هذا المنشور في الأصل على usaidlearninglab.org. يمكنك العثور على القطعة الأصلية هنا.

هذه هي المشاركة الأولى في سلسلة مدونات من قبل MOMENTUM تركز على إدارة المعرفة لبرامج الصحة العالمية. يرجى الكتابة إلى MOMENTUMKM@prb.org إذا كنت ترغب في رؤية أي من الأدوات والموارد المذكورة أدناه.

بواسطة أبريل هيوستن ، بمساهمات من مايا جونستون وغابرييل نجوين وريشما

أنت تعرف هذا القول المأثور: "يتطلب الأمر قرية لإدارة المعرفة"؟

حسنا ، ربما لا يكون هذا هو بالضبط كيف تسير الأمور ، ولكن صحيح أن إدارة المعرفة - التي يشار إليها عادة باسم "KM" - هي مهمة كبيرة وليست شيئا يمكن لشخص واحد أو فريق القيام به بمفرده. يتم دعم أقوى أنظمة إدارة المعرفة من قبل جميع المشاركين في المشروع أو المنظمة ، وليس فقط أولئك الذين لديهم "KM" في مسمياتهم الوظيفية.

تتطلب الإدارة الفعالة للمعرفة جمع المعلومات الصحيحة وربطها بالأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. عندما يتم ذلك بشكل جيد ، فإنه يحسن من احتمالية رؤية المعلومات وفهمها واستخدامها من قبل صانعي القرار. كما أنه يعزز التعلم والإبداع.

MOMENTUM هو مشروع متعدد البلدان ومتعدد الجوائز بقيمة 800 مليون دولار يعمل جنبا إلى جنب مع الحكومات والمنظمات الخاصة ومنظمات المجتمع المدني المحلية والدولية وأصحاب المصلحة الآخرين لتسريع التحسينات في خدمات صحة الأم والوليد والطفل. لديها تركيز قوي على إدارة المعرفة. يقود الأشخاص عبر الجناح إدارة المعرفة للحصول على جوائزهم الخاصة ويساهمون في إدارة المعرفة الأوسع للمشروع من خلال الأنظمة التي أنشأتها MOMENTUM Knowledge Accelerator ، جائزة "الموصل". يركز مسرع المعرفة MOMENTUM على ضمان تتبع المعلومات ومشاركتها واستخدامها لتحسين البرمجة داخل وخارج MOMENTUM.

في هذا المنشور ، سنصف بعض الأدوات والعمليات التي طورتها MOMENTUM لتسهيل مشاركة واستخدام المعرفة التي نولدها معا.

خطط للوصول إلى أهداف إدارة المعرفة

تطلب تصميم MOMENTUM المبتكر والمتكامل منا التفكير بشكل خلاق حول الشكل الذي يجب أن تبدو عليه إدارة المعرفة. بعد فترة وجيزة من إطلاق البرنامج في عام 2020 ، صاغ مسرع المعرفة MOMENTUM خطة إدارة المعرفة MOMENTUM ، ووضع استراتيجية واسعة لمجموعة الجوائز للعمل بشكل متماسك. تتضمن خطة MOMENTUM لإدارة المعرفة خارطة طريق تصف مجالات تركيز إدارة المعرفة لمراحل مختلفة من دورة حياة المشروع البالغة خمس سنوات ووصفا لعملية مشاركة المعرفة بالمشروع داخل وخارج MOMENTUM. تحدد الخطة أيضا تكتيكات لالتقاط ونشر رؤانا وأدوارنا ومسؤولياتنا عبر الجوائز وفئات مختلفة من الموظفين. تركز كل هذه الجوانب العملية على تعزيز ثقافة المشاركة المفتوحة التي تمكن من التنسيق والتعلم والتكيف مع تشجيع جميع الموظفين على تحمل المسؤولية والمساءلة عن تبادل المعرفة عبر المجموعة.

استخدمت جوائز MOMENTUM الأخرى الخطة لتوجيه عملهم ولكنها صممت مناهج محددة لتلبية الاحتياجات الفريدة لمشروعهم. فعلى سبيل المثال، وكجزء من تخطيطهما على المستوى القطري، أجرى فريقا إدارة المعرفة التابع لمبادرة "مومنتوم" في إندونيسيا والهند تقييمات سريعة للاحتياجات مع الموظفين الرئيسيين وأصحاب المصلحة. وقاموا بتقييم الأدوات/الأنظمة الموجودة بالفعل لتخزين المعلومات وتبادلها والأماكن التي توجد فيها ثغرات وحواجز. ساعدت نتائج هذا التقييم القيادة القطرية والعالمية في MOMENTUM على تحديد أولويات وقتهم في تدريبات إدارة المعرفة وجهود الأدوات التي يحتاجها موظفوها بشدة.

ادعم فريقك لطرح الأسئلة الصحيحة

يتضمن جزء من تخطيط إدارة المعرفة توقع المعرفة التي سيولدها مشروعك حتى تتمكن من التقاطها وتوصيلها بشكل صحيح. يمكن لأعضاء الفريق الأكثر مشاركة في تنفيذ المشروع ، وبالتالي الأكثر دراية بما يتم تعلمه ، المساعدة في توجيه جهود إدارة المعرفة من خلال الإجابة على الأسئلة الحرجة مقدما وفي المراحل الرئيسية طوال دورة حياة المشروع. تتضمن هذه الأسئلة ما يلي:

• ما الذي تأمل أن تتعلمه؟ لماذا هو مهم؟
• من يحتاج إلى معرفة ولماذا؟
• من أين يحصل جمهورك على معلوماتهم؟
• ما هي المنتجات / المنصات التي يفضلها جمهورك؟

لمساعدة الموظفين الفنيين على التفكير في هذه الأسئلة ، طورت MOMENTUM دليلا استراتيجيا لتبادل المعرفة وتعبئتها يسير خلال عملية تقديم المعلومات ومشاركتها من بداية النشاط من خلال تطوير المنتجات و / أو الأحداث المعرفية ذات الصلة. يحث الدليل مستخدميه على التفكير في كيفية وصول الدروس التي يتعلمونها إلى الأشخاص الذين سيستفيدون منها.

وعلى نفس المنوال، صممت مومنتوم للمرونة الصحية المتكاملة استمارة تخطيط للمنشور تدعو الموظفين إلى التفكير في الموضوعات والتنسيقات والاعتبارات الأخرى لمنتج معرفي جديد قبل البدء في التطوير. بالإضافة إلى تقديم وصف عام وغرض ، يطلب من المستخدمين تقييم ما إذا كانوا بحاجة إلى تصميم جرافيك أو تحرير نسخ أو ترجمة لغة أو دعم طباعة احترافي.

في نهاية المطاف ، تعتمد فائدة مثل هذه الأدوات على استخدام موظفي المشروع لها بالفعل. يعد طرح الأسئلة الصحيحة خطوة أولى أساسية ، ولكن في الإجابة عليها يصبح المنتج أو العملية أكثر فعالية.

أين تشارك؟ احتفظ بقائمة محدثة من المنصات وراقب مدى الوصول والتأثير.

ف ويلا! اتبع أعضاء فريقك خطة إدارة المعرفة وأنشأوا بعض المنتجات المعرفية المقنعة! بالطبع ، ستضع هذه الموارد على موقع مشروعك ، ولكن كيف سيعرف جمهورك المستهدف أن ينظر هناك؟ سيساعدك إنشاء قائمة بمستودعات الموارد الخارجية ومنصات النشر والحفاظ عليها في الوصول إلى الأشخاص الذين من المرجح أن يكونوا مهتمين بما تريد مشاركته.

كمرافقة لدليل التغليف الاستراتيجي الخاص بنا ، أنشأت MOMENTUM نموذجا لنشر المنتج يساعد المستخدمين على التفكير بشكل منهجي في الطرق التي يمكنهم من خلالها مشاركة مورد لزيادة مدى وصوله وضمان معرفة الجماهير المستهدفة به. أنشأنا أيضا مستودعا لتبادل المعرفة - جدول بيانات تفاعلي قابل للتصفية في Airtable ينظم ويصنف منافذ النشر المحتملة حسب الجماهير العالمية أو الإقليمية ومجالات التركيز التقنية.

لقد أنشأنا أيضا ملفات تعريف الجمهور الرئيسية ، مع إدراج مجموعات أصحاب المصلحة التي قد يرغب معظم شركاء مومنتوم في الوصول إليها (مثل شركاء مومنتم المنفذين الآخرين ، وإدارة الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية ، وصانعي السياسات الصحية ، وصناع القرار في البرنامج الصحي ، والدعاة ، والصحفيين ، وما إلى ذلك). تصف الملفات الشخصية أيضا القيود التي يواجهها هؤلاء الجمهور أو التفضيلات التي من المحتمل أن تكون لديهم ، بما في ذلك نصائح حول أفضل توقيت وتكرار ومنصات لاستخدامها في المشاركة. تهدف هذه الوثيقة إلى مساعدة الموظفين على اختيار استراتيجيات تطوير ونشر المنتجات الأكثر فعالية للجمهور (الجمهور) الذي يريدون الوصول إليه.

وأخيرا، لتمكين إعداد التقارير عن نتائج إدارة المعرفة المتعلقة بالوصول والجودة والقيمة والاستيعاب، أنشأنا وثيقة تلخص المؤشرات الأساسية لإدارة المعارف. يحدد عملية جمع البيانات وإدخالها ويتضمن قوالب مسح المنتجات والأحداث التي يمكن للجوائز تكييفها واستخدامها بسهولة حسب الحاجة.

تتضمن إدارة المعرفة الكثير من الأشخاص والعمليات والأجزاء المتحركة. لكن إنشاء نهج قوي لإدارة المعرفة أمر قابل للتنفيذ وسيؤدي إلى إعداد مشروعك للنجاح.

تم تطوير هذه المدونة من قبل أعضاء فريق إدارة المعرفة على مسرع المعرفة MOMENTUM . لمعرفة المزيد حول MOMENTUM ، تحقق من أحدث تقرير مرحلي وموارد أخرى على موقع MOMENTUM على الويب.