Ce billet a été initialement publié sur usaidlearninglab.org. Vous pouvez trouver l'article original ici.

Ceci est le premier article d'une série de blogues de MOMENTUM portant sur la gestion des connaissances pour les programmes de santé mondiale. Veuillez écrire à MOMENTUMKM@prb.org si vous souhaitez consulter l'un des outils et ressources mentionnés ci-dessous.

par April Houston, avec les contributions de Maia Johnstone, Gabrielle Nguyen, et Reshma Naik

Vous connaissez ce vieux dicton : "Il faut un village pour gérer le savoir" ?

Ok, peut-être que ce n'est pas exactement comme ça que ça se passe, mais il est vrai que la gestion des connaissances - communément appelée "KM" - est un gros travail et que ce n'est pas quelque chose qu'une personne ou une équipe peut faire seule. Les systèmes de gestion des connaissances les plus solides sont soutenus par toutes les personnes impliquées dans le projet ou l'organisation, et pas seulement par celles dont le titre de poste comporte "KM".

Pour gérer efficacement les connaissances, il faut recueillir les bonnes informations et les mettre en relation avec les bonnes personnes au bon moment. Lorsque cela est bien fait, il y a plus de chances que l'information soit vue, comprise et utilisée par les décideurs. Elle favorise également l'apprentissage et la créativité.

MOMENTUM est un projet multi-pays de 800 millions de dollars, récompensé par plusieurs prix, qui travaille aux côtés des gouvernements, des organisations locales et internationales du secteur privé et de la société civile, et d'autres parties prenantes pour accélérer l'amélioration des services de santé maternelle, néonatale et infantile. Le projet est fortement axé sur la gestion des connaissances. Les personnes-ressources de l'ensemble du projet dirigent la gestion des connaissances pour leurs prix respectifs et contribuent à la gestion des connaissances plus large du projet par le biais de systèmes établis par l'Accélérateur de connaissances MOMENTUM, le prix "connecteur". L'Accélérateur de connaissances MOMENTUM veille à ce que les informations soient suivies, partagées et utilisées pour améliorer la programmation au sein de MOMENTUM et au-delà.

Dans ce billet, nous décrirons certains des outils et processus développés par MOMENTUM pour faciliter le partage et l'utilisation des connaissances que nous générons ensemble.

Plan pour atteindre les objectifs de KM

La conception innovante et intégrée de MOMENTUM nous a obligés à réfléchir de façon créative à ce à quoi devrait ressembler la gestion des connaissances. Peu après le lancement du programme en 2020, l'Accélérateur de connaissances MOMENTUM a rédigé le plan de gestion des connaissances MOMENTUM, établissant une stratégie générale pour que la série de prix fonctionne de manière cohérente. Le plan de gestion des connaissances de MOMENTUM comprend une feuille de route décrivant les domaines d'intérêt de la gestion des connaissances pour les différentes phases du cycle de vie de cinq ans du projet et une description du processus de partage des connaissances du projet au sein et au-delà de MOMENTUM. Le plan prévoit également des tactiques pour capturer et diffuser nos connaissances, les rôles et les responsabilités à travers les prix et pour les différentes catégories de personnel. Toutes ces modalités pratiques visent à favoriser une culture de partage ouvert qui permet la coordination, l'apprentissage et l'adaptation, tout en encourageant l'ensemble du personnel à être responsable et redevable de l'échange de connaissances à travers la suite.

D'autres projets MOMENTUM ont utilisé le plan pour guider leur travail mais ont adapté des approches spécifiques pour répondre aux besoins uniques de leur projet. Par exemple, dans le cadre de leur planification au niveau national, les équipes de gestion des connaissances de MOMENTUM en Indonésie et en Inde ont procédé à une évaluation rapide des besoins avec le personnel et les parties prenantes clés. Elles ont fait le point sur les outils et les systèmes déjà en place pour stocker et partager l'information et sur les lacunes et les obstacles. Les résultats de cette évaluation ont aidé MOMENTUM Country and Global Leadership à donner la priorité aux formations et aux outils de gestion des connaissances dont le personnel a le plus besoin.

Aidez votre équipe à poser les bonnes questions

Une partie de la planification de la GC consiste à anticiper les connaissances que votre projet va générer afin de pouvoir les saisir et les communiquer correctement. Les membres de l'équipe qui sont les plus impliqués dans la mise en œuvre du projet, et donc les plus familiers avec ce qui est appris, peuvent aider à guider les efforts de GC en répondant à des questions critiques dès le départ et à des étapes clés du cycle de vie du projet. Ces questions sont les suivantes :

• Qu'espérez-vous apprendre ? En quoi cela est-il important ?
• Qui doit savoir et pourquoi ?
• Où votre public trouve-t-il ses informations ?
• Quels produits/plateformes votre public préfère-t-il ?

Afin d'aider le personnel technique à réfléchir à ces questions, MOMENTUM a développé un guide de présentation et de partage des connaissances stratégiques qui guide le processus de présentation et de partage de l'information depuis le début d'une activité jusqu'au développement de produits de connaissances et/ou d'événements connexes. Le guide incite ses utilisateurs à réfléchir à la manière dont les leçons apprises atteindront les personnes qui en bénéficieront.

Dans le même ordre d'idées, MOMENTUM Integrated Health Resilience a conçu un formulaire de planification de publication qui invite le personnel à réfléchir aux thèmes, aux formats et à d'autres considérations pour un nouveau produit de connaissances avant d'en commencer l'élaboration. En plus de fournir une description générale et un objectif, les utilisateurs sont invités à évaluer s'ils ont besoin d'un soutien en matière de conception graphique, de révision, de traduction ou d'impression professionnelle.

En fin de compte, l'utilité de tels outils dépend de l'utilisation réelle qu'en fait le personnel du projet. Poser les bonnes questions est une première étape essentielle, mais c'est en y répondant que l'on rend le produit ou le processus plus efficace.

Où partager ? Conservez une liste actualisée des plateformes et surveillez leur portée et leur impact.

Voilà ! Les membres de votre équipe ont suivi le plan de gestion des connaissances et ont créé des produits de connaissance convaincants ! Bien sûr, vous allez mettre ces ressources sur le site Web de votre projet, mais comment votre public cible saura-t-il qu'il faut les consulter ? L'établissement et la tenue à jour d'une liste de dépôts de ressources externes et de plateformes de diffusion vous aideront à atteindre les personnes les plus susceptibles d'être intéressées par ce que vous avez à partager.

En complément de notre guide de conditionnement stratégique, MOMENTUM a créé un modèle de diffusion des produits qui aide les utilisateurs à réfléchir systématiquement aux moyens de partager une ressource afin d'en maximiser la portée et de s'assurer que les publics cibles la connaissent. Nous avons également créé un référentiel d'échange de connaissances - une feuille de calcul interactive et filtrable dans Airtable qui organise et catégorise les points de diffusion potentiels par public mondial ou régional et par domaine technique.

Nous avons également créé des profils de publics clés, en dressant la liste des groupes de parties prenantes que la plupart des partenaires de MOMENTUM pourraient vouloir atteindre (par exemple, d'autres partenaires de mise en œuvre de MOMENTUM, la direction de l'USAID, les responsables des politiques de santé, les décideurs des programmes de santé, les défenseurs des droits, les journalistes, etc.) Les profils décrivent également les contraintes auxquelles ces publics sont confrontés ou les préférences qu'ils sont susceptibles d'avoir, y compris des conseils sur le meilleur moment, la fréquence et les plateformes à utiliser pour l'engagement. Ce document est destiné à aider le personnel à choisir les stratégies de développement et de diffusion de produits les plus efficaces pour le(s) public(s) qu'il souhaite atteindre.

Enfin, pour permettre l'établissement de rapports sur les résultats de la gestion des connaissances liés à la portée, la qualité, la valeur et l'adoption, nous avons créé un document résumant les indicateurs de base de la gestion des connaissances. Il décrit le processus de collecte et de saisie des données et comprend des modèles d'enquête sur les produits et les événements que les prix peuvent facilement adapter et utiliser selon les besoins.

La gestion des connaissances implique un grand nombre de personnes, de processus et de pièces mobiles. Mais il est possible de créer une approche solide de la gestion des connaissances et de mettre votre projet sur la voie du succès.

Ce blogue a été élaboré par les membres de l'équipe de gestion des connaissances de l'Accélérateur de connaissances MOMENTUM. Pour en savoir plus sur MOMENTUM, consultez notre dernier rapport d'étape et d'autres ressources sur le site Web de MOMENTUM.