Makala hii ilichapishwa awali kwenye usaidlearninglab.org. Unaweza kupata kipande cha awali hapa.

Hii ni chapisho la kwanza katika mfululizo wa blogu na MOMENTUM inayolenga usimamizi wa maarifa kwa mipango ya afya ya kimataifa. Tafadhali andika kwa MOMENTUMKM@prb.org ikiwa ungependa kuona zana na rasilimali yoyote iliyotajwa hapa chini.

na Aprili Houston, na michango kutoka kwa Maia Johnstone, Gabrielle Nguyen, na Reshma Naik

Unajua msemo huo wa zamani: "Inachukua kijiji kusimamia maarifa"?

Ok, labda hii sio jinsi inavyokwenda, lakini ni kweli kwamba usimamizi wa maarifa - unaojulikana kama "KM" - ni kazi kubwa na sio kitu ambacho mtu mmoja au timu inaweza kufanya peke yake. Mifumo imara ya KM inasaidiwa na kila mtu anayehusika na mradi au shirika, sio tu wale walio na "KM" katika vyeo vyao vya kazi.

Kusimamia maarifa kwa ufanisi kunahitaji kukusanya taarifa sahihi na kuziunganisha na watu sahihi kwa wakati unaofaa. Hili linapofanyika vizuri, linaboresha uwezekano wa taarifa kuonekana, kueleweka na kutumiwa na watoa maamuzi. Pia inakuza ujifunzaji na ubunifu.

MOMENTUM ni mradi wa dola milioni 800, nchi nyingi, tuzo nyingi ambazo zinafanya kazi pamoja na serikali, mashirika ya kibinafsi na ya kimataifa na ya kiraia, na wadau wengine ili kuharakisha maboresho katika huduma za afya ya mama, watoto wachanga na watoto. Ina umakini mkubwa katika usimamizi wa maarifa. Elekeza watu katika suite wanaongoza KM kwa tuzo zao husika na kuchangia KM pana ya mradi kupitia mifumo iliyoanzishwa na MOMENTUM Knowledge Accelerator, tuzo ya "connector". Momentum Knowledge Accelerator inalenga kuhakikisha habari inafuatiliwa, kushirikiwa, na kutumika kuboresha programu ndani na nje ya MOMENTUM.

Katika chapisho hili, tutaelezea baadhi ya zana na michakato ambayo MOMENTUM imeendeleza ili kuwezesha kugawana na kutumia maarifa tunayozalisha pamoja.

Mpango wa kufikia malengo ya KM

Ubunifu wa MOMENTUM, muundo jumuishi ulituhitaji kufikiria kwa ubunifu juu ya usimamizi wa maarifa unapaswa kuonekana. Mara tu baada ya programu iliyozinduliwa mnamo 2020, MOMENTUM Knowledge Accelerator iliandaa mpango wa usimamizi wa maarifa ya MOMENTUM, ikiweka mkakati mpana wa suite ya tuzo kufanya kazi kwa mshikamano. Mpango wa MOMENTUM KM unajumuisha barabara inayoelezea maeneo ya kuzingatia KM kwa awamu tofauti za mzunguko wa maisha wa miaka mitano wa mradi na maelezo ya mchakato wa kugawana maarifa ya mradi ndani na nje ya MOMENTUM. Mpango huo pia unaweka mbinu za kukamata na kusambaza ufahamu wetu, majukumu, na majukumu yetu katika tuzo na kwa makundi tofauti ya wafanyakazi. Vitendo hivi vyote vinalenga kukuza utamaduni wa kushiriki wazi unaowezesha uratibu, kujifunza, na kukabiliana huku ukihimiza wafanyakazi wote kuwajibika na kuwajibika kwa kubadilishana maarifa katika suite.

Tuzo nyingine za MOMENTUM zilitumia mpango huo kuongoza kazi zao lakini ziliunda mbinu maalum za kukidhi mahitaji ya kipekee ya mradi wao. Kwa mfano, kama sehemu ya mipango yao ya ngazi ya nchi, timu za MOMENTUM Country na Global Leadership KM nchini Indonesia na India zilifanya tathmini ya mahitaji ya haraka na wafanyakazi muhimu na wadau. Walichukua hisa ya zana/mifumo gani tayari ilikuwa imewekwa kwa ajili ya kuhifadhi na kubadilishana taarifa na ambapo kulikuwa na mapungufu na vikwazo. Matokeo kutoka kwa tathmini hii yamesaidia MOMENTUM Country na Uongozi wa Kimataifa kuweka kipaumbele wakati wao kwenye mafunzo ya KM na juhudi za zana zinazohitajika zaidi na wafanyakazi wao.

Unga mkono timu yako kuuliza maswali sahihi

Sehemu ya upangaji wa KM inahusisha kutarajia maarifa ambayo mradi wako utazalisha ili uweze kuikamata na kuiwasilisha vizuri. Wanachama wa timu ambao wanahusika zaidi katika utekelezaji wa mradi, na kwa hivyo wanajua zaidi kile kinachojifunza, wanaweza kusaidia kuongoza juhudi za KM kwa kujibu maswali muhimu mbele na katika hatua muhimu katika mzunguko wa maisha ya mradi. Maswali hayo ni pamoja na:

• Unatarajia kujifunza nini? Kwa nini ni muhimu?
• Nani anahitaji kujua na kwa nini?
• Wasikilizaji wako wanapata wapi taarifa zao?
• Ni bidhaa/majukwaa gani ambayo wasikilizaji wako wanapendelea?

Ili kusaidia wafanyakazi wa kiufundi kufikiria kupitia maswali haya, MOMENTUM iliunda mwongozo wa kimkakati wa kugawana maarifa na ufungaji ambao hutembea kupitia mchakato wa kuwasilisha na kushiriki habari kutoka mwanzo wa shughuli kupitia maendeleo ya bidhaa zinazohusiana na maarifa na / au matukio. Mwongozo huo unawashawishi watumiaji wake kutafakari jinsi masomo wanayojifunza yatakavyowafikia watu watakaonufaika nao.

Pamoja na mistari hiyo hiyo, Ustahimilivu wa Afya Jumuishi wa MOMENTUM uliunda fomu ya upangaji wa uchapishaji ambayo inakaribisha wafanyakazi kufikiria juu ya mandhari, muundo, na mambo mengine ya kuzingatia bidhaa mpya ya maarifa kabla ya kuanza maendeleo. Zaidi ya kutoa maelezo na madhumuni ya jumla, watumiaji wanaulizwa kutathmini ikiwa wanahitaji muundo wa picha, uhariri wa nakala, tafsiri ya lugha, au msaada wa uchapishaji wa kitaalam.

Hatimaye manufaa ya zana kama hizi hutegemea wafanyakazi wa mradi kweli kuzitumia. Kuuliza maswali sahihi ni hatua muhimu ya kwanza, lakini ni katika kuyajibu kwamba bidhaa au mchakato hufanywa kwa ufanisi zaidi.

Wapi kushiriki? Weka orodha iliyosasishwa ya majukwaa na ufuatiliaji kufikia na athari.

Voila! Washiriki wa timu yako walifuata mpango wa KM na kuunda bidhaa za maarifa ya kulazimisha! Bila shaka, utaweka rasilimali hizi kwenye wavuti yako ya mradi, lakini watazamaji wako walengwa watajuaje kuangalia huko? Kujenga na kudumisha orodha ya hazina za rasilimali za nje na majukwaa ya usambazaji itakusaidia kufikia watu ambao wana uwezekano mkubwa wa kuvutiwa na kile unachopaswa kushiriki.

Kama kuambatana na mwongozo wetu wa ufungaji wa kimkakati, MOMENTUM iliunda template ya usambazaji wa bidhaa ambayo husaidia watumiaji kufikiria kwa utaratibu juu ya njia ambazo wanaweza kushiriki rasilimali ili kuongeza ufikiaji wake na kuhakikisha watazamaji walengwa wanajua juu yake. Pia tuliunda hazina ya kubadilishana maarifa - lahajedwali inayoweza kuchujwa, inayoingiliana katika Airtable ambayo huandaa na kuainisha maduka ya usambazaji yanayowezekana na watazamaji wa kimataifa au wa kikanda na maeneo ya kuzingatia kiufundi.

Pia tuliunda maelezo muhimu ya watazamaji, kuorodhesha vikundi vya wadau washirika wengi wa MOMENTUM wanaweza kutaka kufikia (kwa mfano washirika wengine wa utekelezaji wa MOMENTUM, usimamizi wa USAID, watunga sera za afya, waamuzi wa programu ya afya, watetezi, waandishi wa habari, nk). Wasifu pia unaelezea vikwazo ambavyo watazamaji hawa wanakabiliana navyo au mapendekezo wanayoweza kuwa nayo, ikiwa ni pamoja na vidokezo juu ya muda bora, mzunguko, na majukwaa ya kutumia kwa ushiriki. Hati hii inalenga kuwasaidia wafanyakazi kuchagua mikakati bora zaidi ya maendeleo ya bidhaa na usambazaji kwa watazamaji wanaotaka kufikia.

Hatimaye, ili kuwezesha kuripoti juu ya matokeo ya KM yanayohusiana na kufikia, ubora, thamani, na uchukuaji, tuliunda hati inayofupisha viashiria vya msingi vya KM. Inaweka mchakato wa ukusanyaji wa data na kuingia na inajumuisha tuzo za templates za utafiti wa bidhaa na tukio zinaweza kubadilika kwa urahisi na kutumia kama inavyohitajika.

Usimamizi wa maarifa unahusisha watu wengi, michakato, na sehemu zinazohamia. Lakini kuunda njia thabiti ya KM inawezekana na itaweka mradi wako kwa mafanikio.

Blogu hii ilitengenezwa na wanachama wa timu ya usimamizi wa maarifa kwenye MOMENTUM Knowledge Accelerator. Ili kujifunza zaidi kuhusu MOMENTUM, angalia ripoti yetu ya hivi karibuni ya maendeleo na rasilimali zingine kwenye tovuti ya MOMENTUM.