El siguiente artículo apareció originalmente en el blog del Laboratorio de Aprendizaje de USAID. Puede consultar el artículo original aquí.

Por Reshma Naik y April Houston, MOMENTUM Knowledge Accelerator

Este blog se ha elaborado a partir de entrevistas con May Namukwaya, Fosca Tumushabe, Stella Akia, Juliet Oinomugisha y Martha Nantongo Ssemusu, con aportaciones de Mariela Rodríguez y Gorrety Parmu. Es el tercero de una serie de MOMENTUM centrada en la gestión del conocimiento para los programas de salud mundial. El primer blog ofrece consejos y herramientas para que todo el personal se comprometa con la gestión del conocimiento, mientras que el segundo describe cómo la gestión del conocimiento puede ayudarle a encontrar historias interesantes que contar sobre las actividades de su proyecto. Póngase en contacto con MOMENTUMKM@prb.org si tiene alguna pregunta sobre el contenido de cualquiera de estos blogs. 

¿Cómo sabemos lo que no sabemos? Es una pregunta eterna y una de las principales preocupaciones de los profesionales de la gestión del conocimiento y el aprendizaje de todo el mundo. No podemos colmar lagunas de conocimiento que no sabemos que existen. Afortunadamente, con las asociaciones, los procesos y las herramientas adecuadas, estas lagunas suelen revelarse. La Asociación de Matronas Privadas de Uganda (UPMA) y PSI Uganda, un asociado en la ejecución de MOMENTUM, experimentaron esto de primera mano cuando llevaron a cabo una evaluación de la capacidad organizativa y, a continuación, comenzaron a utilizar las evaluaciones posteriores a la acción (AAR) para mejorar su trabajo. A partir de entrevistas con cinco miembros del personal estrechamente implicados en la asociación UPMA/MOMENTUM, este blog ofrece una visión entre bastidores de cómo la atención prestada a la gestión del conocimiento contribuyó a mejorar la prestación de servicios sanitarios.

Aprovechar las asociaciones estratégicas para detectar lagunas en la gestión de los conocimientos

UPMA es una organización no gubernamental que apoya a más de 700 matronas privadas en activo que trabajan en toda Uganda para prestar servicios de atención primaria y reproductiva mediante la formación y la promoción. Colaboran con PSI Uganda a través del proyecto MOMENTUM de prestación de atención sanitaria privada, que forma parte de MOMENTUM, el proyecto insignia de USAID para mejorar la salud reproductiva y acelerar la reducción de la mortalidad y morbilidad materna, neonatal e infantil en los países socios de USAID con alta carga de morbilidad.

Un aspecto clave de la asociación fue reforzar los sistemas de gobernanza y gestión de la UPMA, con el objetivo de mejorar la calidad de sus servicios de planificación familiar, en particular la planificación familiar posparto. Para ello, la colaboración comenzó con una evaluación de la capacidad organizativa, que reveló lagunas en el enfoque de la UPMA sobre la gestión del conocimiento. Más concretamente, la evaluación puso de manifiesto que la UPMA podía mejorar en la captación, documentación y puesta en común sistemática del aprendizaje. Por ejemplo, las lecciones aprendidas de las actividades programáticas, incluida la formación clínica o los procesos organizativos como el desarrollo de planes estratégicos, no estaban bien documentadas, lo que significaba que la información valiosa no se difundía ampliamente o no era aprovechada por los cientos de matronas de la red. En última instancia, estas conclusiones impulsaron a la ISP a apoyar a la UPMA en su deseo de dar prioridad a la gestión del conocimiento y el aprendizaje como áreas críticas de actuación.

Utilizar las evaluaciones posteriores a la acción para reforzar la capacidad institucional y mejorar la formación

Mientras trabajaban para encontrar una solución adecuada a este reto, el personal de la ISP compartió que un enfoque relativamente fácil que les estaba funcionando era la realización de revisiones posteriores a la acción (véase el recuadro para una definición). Después de participar en una RAA dirigida por la ISP de Uganda, el personal de la UPMA convino en que podría funcionar bien para ellos adaptar y adoptar este método, y que les ayudaría a reflexionar y aprender de la gran labor que estaban realizando y a plasmarla de forma que pudiera compartirse con los miembros de la UPMA de todo el país. Pronto empezaron a realizar RDA y a utilizar un sistema de seguimiento del aprendizaje para documentar las principales ideas y logros, las adaptaciones pertinentes para la aplicación, los resultados, los retos y los próximos pasos. La UPMA aprovechó oportunidades como las reuniones mensuales de revisión del rendimiento, las reuniones mensuales de las filiales con los miembros y las sesiones de tutoría para hacer una pausa y reflexionar con el personal y las instalaciones sobre lo que estaba yendo bien o los retos evidentes. El equipo de la UPMA facilitó estos momentos de aprendizaje y reflexión con los 40 centros que recibieron el apoyo de MOMENTUM.

La primera vez que la UPMA utilizó un AAR fue después de una serie de cursos de formación impartidos por la ISP a sus proveedores de salud sobre el Asesoramiento para la Elección, un enfoque de asesoramiento basado en pruebas y centrado en ofrecer una atención de calidad y centrada en la persona, y en ayudar a las mujeres a tomar la mejor decisión sobre qué método anticonceptivo es el más adecuado para ellas. Dado que estaban previstas varias sesiones de formación más, fue útil reflexionar sobre lo que había ido bien y lo que se podía mejorar. Un miembro del personal de la UPMA dijo que el IAA fue muy valioso y les ayudó a darse cuenta de que había que añadir a la formación algunos contenidos y oportunidades de aplicación práctica:

"Este informe de evaluación anual... nos llevó a introducir algunos cambios prácticos en la siguiente formación que impartimos a los proveedores que trabajan en los 40 centros en los que se está ejecutando el proyecto. Por ejemplo, ampliamos la formación de cinco a siete días, y fuimos a los centros a hacer prácticas con pacientes siguiendo las directrices que había proporcionado el PSI."

El informe de evaluación anual no sólo ayudó a reflexionar sobre la formación, sino también sobre el proceso de realizar comprobaciones sobre el terreno con los proveedores de servicios sanitarios en los centros de salud. Gracias a este esfuerzo, pudieron ver fácilmente las áreas en las que los proveedores de salud habían aprendido y aplicado su nueva formación y en las que aún necesitaban apoyo. Esto llevó a la ISP a elaborar una guía de tutoría para formadores y a apoyar a la UPMA en la realización de sesiones de formación de formadores para apoyar el cambio de comportamiento y la aplicación práctica de los conocimientos entre los alumnos. La guía incluye contenidos sobre los objetivos y las expectativas de la tutoría, las habilidades vitales de la tutoría, las etapas de la tutoría formal, la estructura de la tutoría, las mejores prácticas, la documentación y el aprendizaje.

Gracias a su trabajo con MOMENTUM, la UPMA ha podido mejorar la gestión del conocimiento y promover el aprendizaje adaptativo en sus procesos de formación, mejorando así la eficacia de su formación y añadiendo un componente vital de tutoría en el puesto de trabajo. Se sigue aplicando la tutoría trimestral in situ. Uno de los coordinadores de formación ha señalado que los cambios introducidos en la formación han sido útiles y han dado resultados positivos:

"Los alumnos estaban ansiosos por aprender, sobre todo porque incluimos los aspectos de empatía y simpatía. Los informes mensuales del centro ya muestran una mejora en la prestación de servicios gracias al cambio en el método de asesoramiento."

Lecciones que aprendió la UPMA y que pueden ayudarle a usted también.

Un miembro del personal de la ISP señaló que, en general, a medida que la UPMA iba aplicando el proceso de IAA reflexivo, apreciaba cada vez más sus ventajas:

"En las reuniones de reflexión, se toman tiempo para hacer una lluvia de ideas y pensar en nuevas ideas y en cómo podrían haber hecho mejor las cosas. Se dieron cuenta de que no era lo mismo que escribir un informe resumiendo las actividades realizadas.

Algunas lecciones específicas aprendidas sobre la aplicación de los IAA son:

• No pasa nada si no todas las personas implicadas en una actividad participan en un IAA, siempre que algunos representantes clave estén disponibles. Es importante programarlo poco después de la actividad para que los recuerdos estén frescos y el proceso tenga impulso.
• Es importante implicar e inculcar la responsabilidad de realizar los informes anuales de actividades a un amplio abanico de miembros del equipo, que también reciben asesoramiento, para que la responsabilidad no recaiga siempre en una sola persona, que además tiene muchas exigencias y prioridades que compiten entre sí.
• Dado que la realización de informes de resultados anuales para cada actividad puede llevar mucho tiempo y ser mentalmente agotadora, y que puede ser un reto logístico actuar rápidamente sobre todas las conclusiones, es importante dar prioridad a las que probablemente tengan las mayores y más significativas repercusiones en el personal y los clientes.
• Crear un sistema eficaz de informes anuales de actividad lleva tiempo. Cuanto más lo haga, más apreciará las ventajas y podrá racionalizar y ajustar el proceso. Los momentos de pausa y reflexión pueden integrarse en oportunidades en las que el personal del proyecto ya esté revisando el progreso de la implementación o debatiendo los éxitos y los retos de actividades específicas.

Un miembro del personal de la UPMA hace un resumen:

"Cuando tienes un buen planteamiento y te das cuenta del éxito y los logros, obviamente, lo recomiendas. Los IAA nos ayudan a hacer mejor las cosas y a aprender, a sentarnos y a reflexionar antes de realizar cualquier otra actividad. Así que me parece estupendo que aprendamos de la ISP y del equipo de apoyo".

Este blog ha sido desarrollado por miembros del equipo de gestión del conocimiento del Acelerador del Conocimiento MOMENTUM. Consulte estos enlaces para obtener más información sobre MOMENTUM, el aprendizaje adaptativo, la supervisión consciente de la complejidad, el refuerzo de la capacidad organizativa, el trabajo de MOMENTUM con UPMA en Uganda y el trabajo de UPMA con las matronas.