L'article ci-dessous a été publié à l'origine sur le blog du Learning Lab de l'USAID. Vous pouvez consulter l'article original ici.

Par Reshma Naik et April Houston, MOMENTUM Knowledge Accelerator

Ce blog a été élaboré sur la base d'entretiens avec May Namukwaya, Fosca Tumushabe, Stella Akia, Juliet Oinomugisha et Martha Nantongo Ssemusu, avec des contributions de Mariela Rodriguez et Gorrety Parmu. Il s'agit du troisième blog d'une série publiée par MOMENTUM sur la gestion des connaissances dans le cadre des programmes de santé mondiale. Le premier blog fournit des conseils et des outils pour faire adhérer tout le personnel à la gestion des connaissances, tandis que le deuxième blog décrit comment la gestion des connaissances peut vous aider à trouver des histoires intéressantes à raconter sur les activités de votre projet. Veuillez contacter MOMENTUMKM@prb.org si vous avez des questions sur le contenu de l'un de ces blogs. 

Comment savoir ce que l'on ne sait pas ? C'est une question éternelle et une préoccupation majeure des professionnels de la gestion des connaissances et de l'apprentissage dans le monde entier. Nous ne pouvons pas combler les lacunes de connaissances dont nous ignorons l'existence. Heureusement, avec les bons partenariats, processus et outils, ces lacunes se révèlent souvent d'elles-mêmes. L'Uganda Private Midwives Association (UPMA) et PSI Uganda, un partenaire de mise en œuvre de MOMENTUM, en ont fait l'expérience lorsqu'ils ont procédé à une évaluation de leurs capacités organisationnelles, puis ont commencé à utiliser les revues après action (AAR) pour améliorer leur travail. Basé sur des entretiens avec cinq membres du personnel étroitement impliqués dans le partenariat UPMA/MOMENTUM, ce blog donne un aperçu des coulisses de la manière dont l'attention portée à la gestion des connaissances a permis d'améliorer la prestation des services de santé.

Tirer parti des partenariats stratégiques pour identifier les lacunes dans la gestion des connaissances

L'UPMA est une organisation non gouvernementale qui soutient plus de 700 sages-femmes privées travaillant dans tout l'Ouganda pour fournir des services de soins de santé primaires et reproductifs par le biais de la formation et du plaidoyer. Elle travaille en partenariat avec PSI Ouganda dans le cadre du projet MOMENTUM Private Healthcare Delivery, qui fait partie de MOMENTUM, le projet phare de l'USAID visant à améliorer la santé reproductive et à accélérer la réduction de la mortalité et de la morbidité maternelles, néonatales et infantiles dans les pays partenaires de l'USAID où le fardeau de la maladie est très lourd.

L'un des principaux aspects du partenariat consistait à renforcer les systèmes de gouvernance et de gestion de l'UPMA, dans le but d'améliorer la qualité de ses services de planning familial, en particulier le planning familial post-partum. À cette fin, la collaboration a commencé par une évaluation des capacités organisationnelles, qui a révélé des lacunes dans l'approche de l'UPMA en matière de gestion des connaissances. Plus précisément, l'évaluation a révélé que l'UPMA pouvait améliorer la capture, la documentation et le partage systématiques de l'apprentissage. Par exemple, les leçons tirées des activités programmatiques, y compris la formation clinique ou les processus organisationnels tels que le développement de plans stratégiques, n'étaient pas bien documentées, ce qui signifiait que des informations précieuses n'étaient pas largement diffusées ou n'étaient pas prises en compte par les centaines de sages-femmes du réseau. Ces constatations ont finalement incité l'ISP à soutenir l'UPMA dans son désir de faire de la gestion des connaissances et de l'apprentissage des domaines d'action essentiels.

Utiliser les bilans après action pour renforcer les capacités institutionnelles et améliorer la formation

Alors qu'ils s'efforçaient de trouver une solution appropriée à ce défi, le personnel de PSI leur a fait part d'une approche relativement facile qui fonctionnait pour eux, à savoir les revues après action (voir l'encadré pour une définition). Après avoir participé à un AAR dirigé par l'ISP Ouganda, le personnel de l'UPMA a convenu qu'il serait bon pour lui d'adapter et d'adopter cette méthode, et qu'elle l'aiderait à réfléchir et à tirer des enseignements de l'excellent travail qu'il accomplit et à le présenter d'une manière qui pourrait être partagée avec les membres de l'UPMA dans tout le pays. Les membres de l'UPMA ont rapidement commencé à réaliser des AAR et à utiliser un outil de suivi de l'apprentissage pour documenter les principales idées et réalisations, les adaptations pertinentes pour la mise en œuvre, les résultats, les défis et les prochaines étapes. L'UPMA a profité d'occasions telles que les réunions mensuelles régulières d'évaluation des performances, les réunions mensuelles de branche avec les membres et les sessions de mentorat pour s'arrêter et réfléchir avec le personnel et les installations sur ce qui allait bien ou sur les défis évidents. L'équipe de l'UPMA a facilité ces moments d'apprentissage et de réflexion avec les 40 établissements soutenus par MOMENTUM.

La première fois que l'UPMA a utilisé un AAR, c'était après une série de formations organisées par PSI avec ses prestataires de santé sur le thème Counseling for Choice, une approche de conseil fondée sur des données probantes et axée sur la fourniture de soins de qualité centrés sur la personne, et sur l'aide apportée aux femmes pour qu'elles fassent le meilleur choix possible quant à la méthode contraceptive qui leur convient. Étant donné que plusieurs autres sessions de formation étaient prévues, il était utile de réfléchir à ce qui s'était bien passé et à ce qui pouvait être amélioré. Un membre du personnel de l'UPMA a déclaré que l'AAR était inestimable et qu'il l'avait aidé à réaliser que certains contenus et certaines possibilités d'application pratique devaient être ajoutés à la formation :

"Cet AAR... nous a conduits à apporter quelques changements pratiques à la prochaine formation que nous avons organisée pour les prestataires travaillant dans les 40 établissements où le projet est mis en œuvre. Par exemple, nous avons prolongé la formation de cinq à sept jours, et nous nous sommes rendus dans les établissements pour faire de la formation pratique avec des patients en suivant les directives fournies par PSI".

L'AAR a permis de réfléchir non seulement à la formation, mais aussi au processus de vérification ponctuelle des prestataires de soins dans les établissements de santé. Grâce à cet effort, ils ont pu facilement voir les domaines dans lesquels les prestataires de santé avaient appris et appliqué leur nouvelle formation et ceux dans lesquels ils avaient encore besoin d'aide. Cela a conduit PSI à développer un guide de mentorat pour les formateurs et à aider l'UPMA à organiser des sessions de formation des formateurs pour soutenir le changement de comportement et l'application pratique des connaissances parmi les stagiaires. Le guide comprend un contenu sur les objectifs et les attentes du mentorat, les compétences vitales de mentorat, les étapes du mentorat formel, la structure du mentorat, les meilleures pratiques, la documentation et l'apprentissage.

Grâce à son travail avec MOMENTUM, l'UPMA a pu améliorer la gestion des connaissances et promouvoir l'apprentissage adaptatif dans ses processus de formation, améliorant ainsi l'efficacité de sa formation et ajoutant une composante essentielle de mentorat sur le lieu de travail. Le mentorat trimestriel sur site continue d'être mis en œuvre. L'un des coordinateurs de formation a noté que les changements apportés à la formation étaient utiles et avaient donné des résultats positifs :

"Les stagiaires étaient impatients d'apprendre, surtout parce que nous avons inclus les aspects de l'empathie et de la sympathie. Les rapports mensuels de l'établissement montrent déjà une amélioration de la prestation de services grâce au changement de la méthode de conseil."

Les leçons que l'UPMA a apprises peuvent vous aider aussi !

Un membre du personnel de l'ISP a noté qu'en général, lorsque l'UPMA a mis en œuvre le processus de RAA réflexif, elle en a apprécié de plus en plus les avantages au fil du temps :

"Lors des réunions de réflexion, ils prennent le temps de réfléchir à de nouvelles idées et à la manière dont ils auraient pu mieux faire les choses. Ils ont réalisé que cela différait de la simple rédaction d'un rapport résumant les activités réalisées.

Quelques leçons spécifiques ont été tirées de la mise en œuvre des RAA :

• Il n'y a pas de problème si toutes les personnes impliquées dans une activité ne participent pas à un RAA, à condition que certains représentants clés soient disponibles. Il est important de le programmer peu de temps après l'activité afin que les souvenirs soient encore frais et que le processus prenne de l'élan.
• Il est important d'impliquer et d'inculquer la responsabilité de la réalisation des RAA à un large éventail de membres de l'équipe, qui bénéficient également d'un mentorat, afin que la responsabilité n'incombe pas toujours à une seule personne qui doit également faire face à de nombreuses demandes et priorités concurrentes.
• Étant donné que la réalisation d'un RAA pour chaque activité peut prendre beaucoup de temps et être mentalement épuisante, et qu'il peut être difficile d'un point de vue logistique d'agir rapidement sur toutes les conclusions, il est important de donner la priorité à celles qui sont susceptibles d'avoir les impacts les plus importants et les plus significatifs sur le personnel et les clients.
• La création d'un système efficace de RAA prend du temps. Plus vous le faites, plus vous en appréciez les avantages et plus vous pouvez rationaliser et adapter le processus. Les moments de pause et de réflexion peuvent être intégrés dans les occasions où le personnel du projet examine déjà les progrès de la mise en œuvre ou discute des succès et des défis d'activités spécifiques.

Un membre du personnel de l'UPMA résume la situation :

"Lorsque l'on a une bonne approche et que l'on connaît le succès et la réussite, il est évident que l'on recommande de le faire. Les rapports d'évaluation nous aident à mieux faire les choses et à apprendre, à prendre du recul et à réfléchir avant toute autre activité. Je pense donc que c'est une bonne chose, que nous apprenons de l'ISP et de l'équipe de soutien.

Ce blog a été développé par les membres de l'équipe de gestion des connaissances de l'Accélérateur de connaissances MOMENTUM. Consultez ces liens pour en savoir plus sur MOMENTUM, l'apprentissage adaptatif, le suivi conscient de la complexité, le renforcement des capacités organisationnelles, le travail de MOMENTUM avec l'UPMA en Ouganda et le travail de l'UPMA avec les sages-femmes.