O artigo abaixo foi publicado originalmente no blogue do Laboratório de Aprendizagem da USAID. Pode ver o artigo original aqui.

Por Reshma Naik e April Houston, MOMENTUM Knowledge Accelerator

Este blogue foi desenvolvido com base em entrevistas com May Namukwaya, Fosca Tumushabe, Stella Akia, Juliet Oinomugisha e Martha Nantongo Ssemusu, com contribuições de Mariela Rodriguez e Gorrety Parmu. É o terceiro de uma série da MOMENTUM focada na gestão do conhecimento para programas globais de saúde. O primeiro blogue fornece dicas e ferramentas para que todo o pessoal se envolva na gestão do conhecimento, enquanto o segundo blogue descreve como a gestão do conhecimento pode ajudá-lo a encontrar histórias interessantes para contar sobre as actividades do seu projeto. Por favor, contacte MOMENTUMKM@prb.org se tiver dúvidas sobre o conteúdo de qualquer um destes blogues. 

Como é que sabemos o que não sabemos? Esta é uma questão antiga e uma das principais preocupações dos profissionais da gestão do conhecimento e da aprendizagem em todo o mundo. Não podemos preencher as lacunas de conhecimento que não sabemos que existem. Felizmente, com as parcerias, processos e ferramentas correctos, estas lacunas revelam-se frequentemente. A Associação de Parteiras Privadas do Uganda (UPMA) e a PSI Uganda, um parceiro de implementação do MOMENTUM, tiveram esta experiência em primeira mão quando realizaram uma avaliação da capacidade organizacional e começaram a utilizar as Revisões Pós-Ação (AAR) para melhorar o seu trabalho. Com base em entrevistas com cinco funcionários estreitamente envolvidos na parceria UPMA/MOMENTUM, este blogue dá uma visão dos bastidores de como a atenção à gestão do conhecimento ajudou a melhorar a prestação de serviços de saúde.

Tirar partido de parcerias estratégicas para identificar lacunas na gestão dos conhecimentos

A UPMA é uma organização não governamental que apoia mais de 700 parteiras privadas que trabalham em todo o Uganda na prestação de serviços de cuidados de saúde primários e reprodutivos através de formação e sensibilização. Fazem parceria com a PSI Uganda através do projeto MOMENTUM Private Healthcare Delivery, que faz parte do MOMENTUM, o projeto emblemático da USAID para melhorar a saúde reprodutiva e acelerar a redução da mortalidade e morbilidade materna, neonatal e infantil em países parceiros da USAID com elevada incidência.

Um aspeto fundamental da parceria foi o reforço dos sistemas de governação e gestão da UPMA, com o objetivo de melhorar a qualidade dos seus serviços de planeamento familiar, particularmente o planeamento familiar pós-parto. Para este fim, a colaboração começou com uma avaliação da capacidade organizacional, que revelou lacunas na abordagem da UPMA à gestão do conhecimento. Mais especificamente, a avaliação concluiu que a UPMA poderia melhorar a captura, documentação e partilha sistemática de conhecimentos. Por exemplo, as lições aprendidas com as actividades programáticas, incluindo a formação clínica ou os processos organizacionais, como o desenvolvimento de planos estratégicos, não estavam bem documentadas, o que significava que as informações valiosas não eram amplamente divulgadas ou não eram aproveitadas pelas centenas de parteiras da rede. Estas conclusões acabaram por levar a PSI a apoiar a UPMA no seu desejo de dar prioridade à gestão do conhecimento e à aprendizagem como áreas críticas de ação.

Utilização de análises pós-ação para reforçar a capacidade institucional e melhorar a formação

Enquanto trabalhavam para encontrar uma solução adequada para este desafio, o pessoal do PSI partilhou que uma abordagem relativamente fácil que estava a funcionar para eles era a realização de Revisões Pós-Ação (ver caixa para uma definição). Depois de participarem numa AAR liderada pelo PSI Uganda, os funcionários da UPMA concordaram que poderia funcionar bem para eles adaptar e adotar este método, que os ajudaria a refletir e a aprender com o excelente trabalho que estavam a fazer e a captá-lo de uma forma que pudesse ser partilhada com os membros da UPMA em todo o país. Em breve começaram a realizar AARs e a utilizar um registo de aprendizagem para documentar os principais conhecimentos e realizações, adaptações relevantes para a implementação, resultados, desafios e passos seguintes. A UPMA aproveitou oportunidades como as reuniões mensais regulares de avaliação do desempenho, as reuniões mensais das filiais com os membros e as sessões de orientação para fazer uma pausa e refletir com o pessoal e as instalações sobre o que estava a correr bem ou quais os desafios evidentes. A equipa da UPMA facilitou estes momentos de aprendizagem e reflexão com as 40 instalações que foram apoiadas pelo MOMENTUM.

A primeira vez que a UPMA utilizou um AAR foi depois de uma série de formação conduzida pela PSI com os seus prestadores de cuidados de saúde sobre Aconselhamento para a Escolha, uma abordagem de aconselhamento baseada em provas, centrada na prestação de cuidados de qualidade e centrados na pessoa, e no apoio às mulheres para fazerem a melhor escolha sobre o método contracetivo mais adequado para elas. Uma vez que estavam planeadas várias outras sessões de formação, foi útil refletir sobre o que correu bem e o que poderia ser melhorado. Um membro da equipa da UPMA disse que a AAR foi inestimável e ajudou-os a perceber que alguns conteúdos e oportunidades de aplicação prática precisavam de ser acrescentados à formação:

"Este AAR... levou-nos a fazer algumas alterações práticas na próxima formação que realizámos para os prestadores que trabalham em 40 instalações onde o projeto está a ser implementado. Por exemplo, alargámos a formação de cinco para sete dias e fomos às instalações para fazer formação prática com os doentes, seguindo as orientações que a PSI tinha fornecido."

A AAR não só ajudou a refletir sobre a formação, mas também sobre o processo de realização de verificações pontuais com os prestadores de cuidados de saúde nas unidades de saúde. Através deste esforço, puderam facilmente ver as áreas em que os profissionais de saúde tinham aprendido e aplicado a sua nova formação e onde ainda precisavam de apoio. Isto levou a PSI a desenvolver um guia de orientação para formadores e a apoiar a UPMA na realização de sessões de formação de formadores para apoiar a mudança de comportamento e a aplicação prática dos conhecimentos entre os formandos. O guia inclui conteúdos sobre objectivos e expectativas da tutoria, competências vitais de tutoria, fases da tutoria formal, estrutura da tutoria, melhores práticas, documentação e aprendizagem.

Através do seu trabalho com a MOMENTUM, a UPMA conseguiu melhorar a gestão do conhecimento e promover a aprendizagem adaptativa nos seus processos de formação, melhorando assim a eficácia da sua formação e acrescentando uma componente vital de orientação no local de trabalho. A mentoria trimestral no local de trabalho continua a ser implementada. Um dos coordenadores de formação referiu que as alterações introduzidas na formação foram úteis e tiveram resultados positivos:

"Os formandos estavam ansiosos por aprender, especialmente porque incluímos os aspectos de empatia e simpatia. Os relatórios mensais das instalações já mostram uma melhoria na prestação de serviços devido à mudança no método de aconselhamento."

Lições que a UPMA aprendeu e que o podem ajudar também!

Um membro do pessoal da PSI observou que, de um modo geral, à medida que a UPMA ia implementando o processo de AAR reflexivo, ia apreciando cada vez mais os benefícios:

"Nas reuniões de reflexão, os participantes têm tempo para refletir e pensar em novas ideias e em como poderiam ter feito as coisas melhor. Perceberam que era diferente de escrever apenas um relatório com um resumo das actividades concluídas.

Algumas lições específicas aprendidas com a implementação dos RAA incluem

• Não há problema se nem todas as pessoas envolvidas numa atividade participarem num AAR, desde que alguns representantes-chave estejam disponíveis. É importante agendá-la logo após a atividade, para que as memórias estejam frescas e o processo tenha um impulso.
• É importante envolver e incutir a responsabilidade pela realização de AAR entre um vasto leque de membros da equipa, que também recebem orientação, para que a responsabilidade não recaia sempre sobre apenas uma pessoa que também tem muitas exigências e prioridades concorrentes.
• Uma vez que a realização de RAA para cada atividade pode ser morosa e mentalmente desgastante e que pode ser logisticamente difícil agir rapidamente sobre todas as conclusões, é importante dar prioridade àquelas que poderão ter um impacto maior e mais significativo no pessoal e nos clientes.
• Criar um sistema de RAA eficaz leva tempo. Quanto mais o fizer, mais apreciará os benefícios e poderá racionalizar e ajustar o processo. Os momentos de pausa e reflexão podem ser integrados em oportunidades em que o pessoal do projeto já está a rever o progresso da implementação ou a discutir os sucessos e desafios de actividades específicas.

Um membro do pessoal da UPMA resume:

"Quando temos uma boa abordagem e nos apercebemos do sucesso e da realização, é óbvio que a recomendamos. Os RAA ajudam-nos a fazer as coisas melhor e a aprender, a recuar e a refletir antes de qualquer outra atividade. Por isso, acho que é ótimo que estejamos a aprender com a PSI e com a equipa de apoio."

Este blogue foi desenvolvido por membros da equipa de gestão do conhecimento do Acelerador do Conhecimento MOMENTUM. Consulte estas ligações para saber mais sobre o MOMENTUM, a Aprendizagem Adaptativa, a Monitorização Consciente da Complexidade, o Reforço da Capacidade Organizacional, o trabalho do MOMENTUM com a UPMA no Uganda e o trabalho da UPMA com as parteiras.