Ce billet a été publié à l'origine sur usaidlearninglab.org. Vous pouvez trouver l'article original ici.

par Zainab Chisenga, responsable de la gestion des connaissances et de la communication, projet MOMENTUM Tiyeni (Malawi)

Comment créer des connaissances utiles ? Où et comment trouver les ressources qui soutiennent notre travail quotidien ? Comment pouvons-nous réellement tirer des enseignements de nos expériences ? Les praticiens de la gestion des connaissances (GC) qui travaillent dans le domaine de la santé mondiale et du développement sont souvent confrontés à ces questions d'une simplicité trompeuse. La manière dont nous les abordons peut influencer la façon dont les équipes avec lesquelles nous travaillons comprennent, adoptent et s'engagent de manière proactive dans tous les aspects de la gestion des connaissances. Notre rôle est d'être des connecteurs et des ouvreurs d'yeux. Dans ce blog, je partage quelques idées clés qui ont émergé du projet MOMENTUM Tiyeni au Malawi. Elles vous seront peut-être utiles pour améliorer vos propres pratiques en matière de gestion des connaissances.

Exploiter les ressources existantes en matière de connaissances

Nous créons de l'information tous les jours. Nous générons du contenu, des données, des outils et beaucoup de documentation dans le cadre de nos projets. C'est le premier endroit où il faut s'arrêter. Nombreux sont ceux qui pensent que, pour rechercher et trouver des connaissances, il faut un système et un protocole établis pour les identifier. Mais nous constatons qu'il est productif d'identifier et d'exploiter simplement les ressources qui nous entourent déjà. Celles-ci se présentent sous de nombreuses formes - des comptes rendus de réunions aux bulletins d'information, en passant par les échanges structurés et les conversations informelles.

Par exemple, lors de nos sessions de planification, nous travaillons avec les directions du ministère de la santé responsables de la santé maternelle et infantile, de l'assurance et de l'amélioration de la qualité, de la nutrition, de la planification familiale et de la santé génésique, de la jeunesse, de l'éducation à la santé et de l'égalité des sexes et de l'inclusion. Ces personnes ont une connaissance approfondie des thèmes techniques que nous abordons dans le cadre de notre travail. Elles sont les véritables gardiennes des politiques, des stratégies, des guides techniques et des autres ressources de connaissances qui peuvent nous aider à atteindre nos objectifs. Étant donné qu'ils sont les principaux responsables de la mise en œuvre des travaux soutenus par notre projet, ces engagements constituent un moyen inestimable d'apprendre ce qui est nécessaire pour nous mettre sur la bonne voie.

Le ministère de la santé du Malawi dispose de mécanismes solides et bien structurés pour le partage des connaissances, tels que des sessions de collaboration sur la qualité des soins, des réunions d'examen trimestrielles et des supervisions de soutien intégrées. Il s'agit d'approches locales mises en place au sein de la structure gouvernementale où des équipes techniques comme la nôtre peuvent échanger des idées et conseiller d'autres personnes sur le renforcement des systèmes de santé au Malawi. Les connaissances partagées dans ces espaces sont riches, donc si le personnel participe de manière significative et assure le suivi pour les saisir, les partager et les appliquer, il peut rapidement apprendre, s'adapter et améliorer son travail.

Dans le cadre d'un projet visant à aider le ministère de la santé à renforcer ses capacités en matière de gestion des connaissances et d'apprentissage, nous essayons de ne pas développer de nouveaux systèmes, mais plutôt de renforcer ce qui existe déjà. Il est important que nous mettions nos équipes techniques en contact avec ces mécanismes puissants et que nous leur fassions prendre conscience de la valeur qu'ils apportent à l'avancement de leur travail quotidien. En procédant de la sorte, nous facilitons la localisation et la durabilité.

Reconnaître que chacun est un laboratoire de ressources

Connecter les gens à un mécanisme d'apprentissage ou d'échange de connaissances est une première étape, et le véritable pouvoir réside alors dans le fait d'aider chaque personne à reconnaître et à partager ses idées et ses expériences uniques. Pour eux, ce qu'ils savent ne semble probablement pas nouveau ou intéressant, et ils peuvent donc penser qu'ils n'ont rien d'utile à partager et rester silencieux. Pourtant, chaque personne est ce que j'appelle un "laboratoire de ressources", c'est-à-dire qu'elle est une ressource précieuse qui regorge d'informations susceptibles de profiter aux autres. Souvent, dans un espace de partage des connaissances, certaines dynamiques sont à l'œuvre et déterminent quelles voix doivent être privilégiées ou recevoir plus d'attention. En conséquence, nous entendons souvent les mêmes types de personnes, peut-être celles qui ont des diplômes ou des titres élevés, ou celles qui parlent le plus fort. En tant que praticiens de la gestion du savoir, notre rôle est de nourrir chaque personne et de tirer parti de ses idées, dans le but de favoriser de nouvelles perspectives, un apprentissage réfléchi et une collaboration saine au sein de l'ensemble de l'équipe.

J'ai récemment appris comment procéder lors d'un atelier MOMENTUM en Inde, où nous nous sommes concentrés sur le renforcement de nos techniques de facilitation pour l'apprentissage adaptatif. En tant que praticiens de la gestion du savoir, nous planifions et facilitons souvent des événements d'apprentissage, et il est impératif que nous les structurions de manière à encourager des contributions inclusives. Pour commencer, les facilitateurs doivent fixer intentionnellement l'ordre du jour de l'événement, en exprimant clairement ce qu'ils souhaitent obtenir comme résultat et comment ils attendent du public qu'il se prépare et qu'il se présente. Lors de l'animation des sessions, au lieu de poser des questions et d'inviter les volontaires à y répondre, une technique utile consiste à dire quelque chose comme "Je souhaite que la réponse à cette question soit donnée par une personne qui porte du bleu aujourd'hui" ou "Je souhaite qu'une personne dont la date de naissance est comprise entre 1 et 5 présente les résultats de son groupe et nous donne son avis sur ce sujet".

Cette approche est particulièrement efficace lorsqu'il existe une dynamique de pouvoir palpable dans la pièce ou lorsqu'il s'agit de partenaires et de parties prenantes habitués à des environnements de travail et à des hiérarchies différents. Elle permet également de créer un équilibre entre ceux qui ont naturellement tendance à s'exprimer davantage et à être plus extravertis et ceux qui sont plus introvertis ou qui ont tendance à se retenir. Des techniques de facilitation dynamiques et créatives peuvent contribuer grandement non seulement à animer une session, mais aussi à améliorer l'apprentissage.

Tirer les leçons des affaires inachevées

Lorsque l'on facilite l'apprentissage, il est également important de réfléchir à ce qui est partagé et d'apprécier la beauté d'un travail inachevé. Les gens ont tendance à hésiter à partager leurs expériences lorsqu'ils sont encore au milieu d'un projet, les idées issues d'une séance de brainstorming informelle ou les idées tirées d'un mémoire, d'un rapport ou d'un clip vidéo qui n'a pas encore été édité ou officiellement finalisé. Cependant, ces phases antérieures, plus "préliminaires", contiennent beaucoup d'informations utiles qui peuvent faciliter l'apprentissage. Souvent, la fenêtre d'application de cet apprentissage est limitée, de sorte que plus l'information est partagée tôt, plus il y a de chances qu'elle soit utilisée de manière proactive. Ces ressources "brutes" sont souvent le meilleur endroit où chercher des solutions à des problèmes complexes. Lors d'une récente réunion d'évaluation trimestrielle, nous avons demandé aux participants d'écrire des notes sur les progrès réalisés et de les coller sur un tableau. Ces notes autocollantes aux couleurs vives nous ont apporté beaucoup plus que ce que nous aurions pu tirer d'un processus plus formel de collecte de données qui auraient ensuite été analysées et rédigées dans un rapport officiel.

Être un connecteur et un ouvreur de yeux

Le rôle d'un praticien de la gestion des connaissances est à la fois stimulant et satisfaisant, et il existe de nombreuses façons d'améliorer l'expérience et le travail de vos équipes techniques. Comme nous l'avons expliqué dans ce blog, il est important de réfléchir à tous les aspects de la facilitation de l'apprentissage, du où au comment, en passant par le quoi. Il est utile de mettre les gens en contact avec les espaces d'apprentissage existants, d'exploiter les contributions uniques de chacun et de se rappeler que les meilleures sources d'information ne sont pas toujours celles qui sont les plus raffinées !

Ce blog a été développé avec les contributions de Reshma Naik, Sr. Director for Knowledge Management et Tamar Abrams, Consultant, MOMENTUM Knowledge Accelerator. Il est le quatrième d'une série de MOMENTUM intitulée Knowledge Management in Action. Lisez-les tous et contactez MOMENTUMKM@prb.org si vous avez des questions !